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湘潭职业技术学院公务卡结算管理办法(试行)
2019-05-15 21:30 | 编稿:王尚荣 

 

院办发201511


湘潭职业技术学院

公务卡结算管理办法(试行)

第一章   

第一条  为进一步深化支付制度改革,加强资金管理,提高学院公务支出透明度,减少学院现金流量与现金风险,根据湘潭市财政局《关于印发〈湘潭市行政事业单位公务卡结算方案〉的通知》(潭财库发【20097号)、《关于印发<湘潭市公务卡结算实施细则>的通知》(潭财库发【20098号)和《关于湘潭市市直预算单位公务卡使用有关事项的通知》(潭财库发【201413号)等文件精神,结合我院财务管理和资金结算方式等实际情况,制定本办法。

第二条  本办法所称公务卡,是指学院在职在编教职工(以下统称教职工)以个人名义向学院公务卡代理发卡银行(以下简称发卡行)申请开立,具有一定透支额度和透支免息期,主要用于日常公务活动开支和财务报销业务,并纳入政府公务卡管理系统管理的银行贷记卡。

第三条  公务卡强制结算目录包括办公费、印刷费、咨询费、手续费、水电费、邮电费、物业管理费、差旅费、维修(护)费、租赁费、会议费、培训费、公务接待费、专用材料费、公务用车运行维护费、其他交通费用、其他商品和服务支出等17项财政授权支付业务中的公用经费。公务支出中,按规定须通过财政直接支付和财政授权转账支付的,仍按国库集中支付的相关要求办理。学院财务将通过推广使用公务卡,逐步实现公务支出的无现金支付和支付信息的电子化管理。

第四条  凡属于强制结算目录范围内的公务支出项目,都应按规定使用公务卡结算和报销,原则上不再使用现金结算。但下列情况可暂不使用公务卡结算:

1、在县级以下(不包括县级)地区发生的公务支出;

2、在县级及县级以上地区不具备刷卡条件的场所发生的单笔消费在200元以下的公务支出,但不得化整为零,虚假支出;

3、按规定支付给个人的支出;

4、签证费、快递费、过桥过路费、出租车费用等目前只能用现金结算的支出。

第五条  公务卡的发卡行是指办理市级国库集中支付业务的学院零余额账户代理银行。

第二章  公务卡日常管理

第六条  凡我院教职工,按照“个人申请,学院确认,银行办理”的原则向发卡行申办,每人只能办理一张公务卡,学院不对公务卡的申办提供担保。为保障金融信息和公务信息安全,我院一律采用“62”字头的芯片银联标准卡。公务卡申办成功后,由发卡行将持卡人姓名、卡号、授信额度等信息录入至财政授权支付中公务卡支持系统,最终由学院财务处在国库集中支付系统中予以核实并确认。

第七条  持有公务卡的教职工(以下统称“持卡人”)应当妥善保管公务卡的卡片和密码,并承担因个人保管不善等原因引起的公务卡有关费用和损失。

1、教职工须认真阅读公务卡申办合约,并按合约要求使用和保管好公务卡;

2、持卡人个人信息资料发生变化,应及时向发卡行申请办理变更手续;

3、公务卡出现遗失、被盗或损毁等情形时,持卡人应及时与发卡行联系,办理挂失手续,向发卡行申请补办,发卡行审核后重新发卡,并在公务卡支持系统中更新相关信息,财务处根据发卡行的通知在国库集中支付系统中对相关信息予以核实并确认。

第八条  公务卡主要用于公务支出的结算。持卡人因公务支出需要,根据公务卡受理环境和学院财务规定,先以个人名义进行刷卡消费,并取得刷卡银联小票和原始发票等报销凭证。在公务卡刷卡消费尚未审核报销之前,刷卡消费行为仍属个人消费行为。公务支出发生后,由持卡人及时向学院财务部门申请办理报销手续。公务卡也可用于个人消费,但不得向学院办理财务报销手续,学院不承担私人消费行为引起的一切责任。存在利用公务卡套现、恶意透支不还等违规行为的,所产生的一切责任均由持卡人承担。

第九条  持卡人收到银行对账单后应及时核对,对公务消费交易有疑义的,可向发卡行提出交易查询。银行对账单查询时间应不超过该账单的到期还款日。

第十条  每个教职工公务卡的初始信用额度(透支额度)由发卡行根据个人的职称、职务和岗位性质核定。特殊情况下公务卡信用额度不能满足公务支付需要时,持卡人可向发卡行申请临时增加信用额度,增加的额度数和使用期限等具体事项,按照发卡行有关规定执行。

第十一条  持卡人在规定的信用额度和免息还款期内先消费,后还款,须及时归还公务卡项下银行欠款。持卡人调离、停薪、退休时,应按要求及时还清债务,结清余额;人事处应及时将信息通知财务处,财务处及时通知发卡行停止其公务卡的使用。

第十二条  严禁将非本院工作人员纳入学院公务卡管理范围,违规办理公务卡业务。

第三章  公务卡支付管理

第十三条  对于差旅、会议、购买等公务支出,使用公务卡结算的,应在公务卡信用额度内,先以个人名义刷卡消费,并须取得发票等财务报销凭证和有关公务卡消费凭证(如POS机小票等)。

第十四条  学院财务处应当根据财务管理要求,认真审核公务卡消费报销事项。对于批准报销的公务卡消费支出,应当及时通过国库集中支付系统办理公务卡的资金还款手续。

第十五条  持卡人在执行公务中原则上不允许通过公务卡提取现金进行消费。情况特殊确需办理现金借款的,经财务处批准同意后,由借款人办妥借款手续,财务处将借款资金划转借款人公务卡。因无法使用公务卡结算或其它原因致使持卡人在公务活动中必须垫付现金的,须事先报各单位负责人批准。财务处在进行合规性审核后,报销时将资金划转至持卡人账户,不以现金方式支付。按规定须通过财政直接支付和财政授权转账支付的公务支出,仍按国库集中支付的有关规定办理。

第四章  公务卡报销管理

第十六条  实行公务卡结算方式不改变学院现行财务管理制度与报销基本流程,不改变现行会计核算办法。

第十七条  持卡人使用公务卡消费结算的各项公务支出必须在发卡行规定的免息还款期内,提前至少7个工作日,持本人签名的公务卡消费交易凭条(即POS机小票)和相对应的报销发票到学院财务处按规定报销程序办理报销手续。持卡人因故或因节假日不能在规定的免息还款期内办理报销手续的,应由个人先行还款。因超过规定免息还款期造成的罚息、滞纳金等费用以及由此造成的个人信用受损,由持卡人承担。公务消费务必在每年年底关账之前报销。

第十八条  确因工作需要,持卡人不能在规定的免息还款期内返回单位办理报销手续的,可由持卡人或其所在单位相关人员向学院财务处提供持卡人姓名、交易日期和每笔交易金额的明细信息,办理相关借款手续,经财务处审核批准,于免息还款期之前,先将资金转入公务卡,持卡人返回单位后向财务处补办报销手续。

第十九条  持卡人办理公务卡消费支出报销业务时,应当按照财务处要求填写报销审批单,并附有关报销凭证及公务卡消费凭证,按照单位规定的财务报销手续程序报请审批。若同时有现金消费和公务卡消费,应根据不同的结算方式分别填制报销凭证审批报销,以便财务处与银行对账和进行账务处理。

第二十条  财务人员登录国库集中支付系统,根据持卡人姓名、交易日期、消费金额等信息,查询核对公务消费的真实性,审核确认后通过国库集中支付系统生成授权支付令交代理银行办理报销还款。

第二十一条  因向供应商退货等原因导致已报销资金退回公务卡的,持卡人应及时将相应的报销款项退回财务处,由财务处负责办理资金退回国库手续。

第二十二条  实行公务卡结算方式后,从严控制不使用公务卡结算的公务支出事项,原则上不再向教职工个人办理个人公务卡信用额度限额内的现金借款。因特殊情况不能使用公务卡结算或需现金借款的,应履行以下审批程序:

1、必须提供不能使用公务卡结算或需现金借款的情况说明或证明材料;

2、经相关院领导审批同意;

第二十三条  学院教职工公务卡支出须接受学院财务处、纪委和监审室的监督与管理,并接受国家各级审计部门和财政部门的监督和检查。

第五章   

第二十四条  本办法由财务处负责解释。

第二十五条  本办法自二○一五年六月一日起施行。

         
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